深度分析

浪費時間又不會增加業績的事,叫「死蛇」。這家成長300%的公司,教你幹掉「死蛇」的2種方法

2017-07-12

美國DNAnexus是一間新創公司,專門提供DNA資料管理及分析,兩年期間營利成長高達300%。執行長Richard Daly提出讓公司團隊成功的方法之一,就是抓出「死蛇(Dead Snake)」,意思是「找出浪費時間的專案」。「死蛇」不僅會浪費團隊精力,分散資源,甚至會拖垮整間公司。

 

創新點:這家公司用「每週一封信」和「全體員工會議」這兩個方法,避免團隊浪費時間在低價值的專案上,讓公司兩年營收成長了300%。

 

本文3大重點:1. 數字是抓出「死蛇」的關鍵。2.培養團隊成為「死蛇獵人」的兩個方法。3. 預防勝於治療,避免「死蛇」才是上策。

 

1. 數字是抓出「死蛇」的關鍵

在生活中,很常遇到自吹自擂的人,我們可以說他的胡扯指數(BS meter)非常高。這種人很常發生在專案負責人身上,甚至是公司高層,他們往往會對那些看起來獲利數字很高的專案著迷,就算評估之後發現公司的資源或時間上無法配合,他們也會想盡辦法抓住案子不放。

不然就是某些專案的前期表現非常亮眼,但後繼無力,即便明顯拖垮營運,負責人依舊不願意放手。他們甚至會在團隊中開始自圓其說,提出自認為合理的理由,而這就是專案成為「死蛇」的預兆。

 (圖片擷取:Unsplash

 

像是2014年,Google投入大量金錢與時間在「模組手機」Ara計畫上。「模組手機」是指用戶可以像樂高積木般自己動手組裝智慧手機,所以用戶可以因應不同用途,自己挑選適合的配件進行組裝,例如拍攝專用的鏡頭模組、延長續航力的大電池等。雖然「模組手機」本身是一個很好的概念,不僅能延長手機的使用壽命,廠商也能藉此推出新的配件持續獲利。但在去年Google宣布停止這個耗時三年的Ara專案,原因主要有兩個,第一、廠商無法預測市場所需配件,獲利能力無法有確切量化的數字。第二、若是特別為每個不同功能設計配件,生產線的成本又過高。

 

 

當這項專案或產品,無法講出確切的獲利數字、需要執行的天數、花費金額等具體數據,甚至已經出現耗費核心資源,分散人力時,負責人或團隊就該馬上脫手,避免拖垮組織的運作。

 

2. 培養團隊成為「死蛇獵人」的兩個方法

DNAnexus的成功,主要是靠公司內團隊的高執行效率,而DNAnexus是用這兩種方法培養出可以分辨「死蛇」的人才:一種是每週一封信,另一種是全體員工會議。

關於每週一封信,DNAnexus會要求各專案每週都要有團隊會議,而專案負責人一定要在會議結束後寫一封信件給執行長與董事會,內容必須簡潔,列點重要的事項。這封信的撰寫時間不會超過20分鐘,而且沒有固定的格式與內容。每個負責人可以任意寫下他們覺得重要的事情,例如業務部的銷售業績表現、電腦工程部的專案進度與目前遇到的困難點。執行長Richard Daly閱讀完信件後,會將每封信件內容整理成大鋼,然後寫上意見,最後再寄到全部員工的信箱。

如此一來,公司內各個團隊都可以知道彼此的進度,這種將會議內容透明化的做法,讓不同領域的人,能用不一樣的角度互相監督,例如負責數據分析的專員,可以即時看到前端業務銷售的所有成本與收入。

 

(圖片擷取:mcecleanenergy

 

關於全體員工會議,DNAnexus每年也會舉辦一次全體員工會議,這個會議不是各團隊報告各自的進度,而是讓每個專案負責人提出如何達到目標的會議,以及每位員工發表各自對公司或專案的想法。其實,這個會議最重要的目的是,集合每個團隊的人,然後並鼓勵大家發表想法,一起找出可能會浪費公司資源的專案。

要讓大家反駁負責人或執行長的想法很困難,因此為了鼓勵大家多發言,DNAnexus的做法是,每次只要有人成功停止某項「死蛇」,幫公司止血、減少損失時,執行長會在會議上大力誇獎,讓他的貢獻被全公司的人看見。這樣的做法不止可以鼓勵大家踴躍發言,還能凝聚公司內團隊的向心力,讓所有人一起參與終止「死蛇」的活動。

 

3. 預防勝於治療,避免「死蛇」才是上策

過去許多專案開發都是使用瀑布式管理法(Waterfall management),這種管理法是以規則為主,人為輔,所以只要規則定下去,照著做就好。但其實很多專案需要客戶的參與確認才能更有效執行,否則當團隊很認真的依據規則默默把產品完成後拿給客戶才發現不符合要求而被退回,這樣無疑是浪費團隊的精力和公司的資源。

為了避免像這樣無疾而終,專案團隊可採用快速獲得顧客回饋的做法,像是學習Google創投(Google Ventures) 常用的「SPRINT衝刺計畫」。這是一個幫新創公司設計為期五天的專案計畫。衝刺計畫讓新創公司只要透過五天便能了解產品成功的可能性高不高,再依此擬定公司決策。

衝刺計畫的第一天是讓團隊瞭解問題找到目標、第二天是發想可以解決問題的點子、第三天是整理可用性高的點子、第四天做出一個測試版、第五天將測試版給顧客使用的到回饋。

知名的新創公司Dropbox當初也是採用類似衝刺計畫這種快速獲得市場回饋的方式來推出自家產品。一開始Dropbox團隊想要解決跨平台傳送檔案不便的問題,他們快速整理出好點子並做了一支影片放到YouTube上,這支影片主要是示範如何在不同平台上用Dropbox快速分享和儲存檔案。結果影片一推出就得到市場熱烈反應,這也才讓Dropbox後來成功推出市場。

透過這種快速獲得市場回饋的方式,團隊就能在短時間內即時發現問題,不會等到整個開發完成後,才發現全部都是徒勞無功,最後變成「死蛇」。

 

(圖片擷取: deloittedigital

 

「死蛇理論(Dead Snack)」不僅適用於公司團隊,在日常也有很大的功用,例如設立目標時,是否能夠數字化成本與結果,才不會白忙一場,或是當實力跟不上野心,一時被偉大的願景迷惑住時,旁邊是否有朋友能夠適時提點。

 

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參考資料:

1.Don’t Play with Dead Snakes — Kill Projects Before They Kill You

2.Don’t Play with Dead Snakes, and Other Management Advice

3.Why Bad Projects Are So Hard to Kill

4.Amazing Video Of Google All-Hands Meeting Circa 1999: There’s Silly String Everywhere

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